사례로 살펴보는 퍼실리테이터의 회의 설계

최근 팀의 동료로 부터 요청을 받고 회의를 만들어가는 과정을 통해서

퍼실리테이터가 회의를 설계하는 순서를 간단히 소개해드리겠습니다.

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첫번째, 사전 인터뷰.

 

첫날, 

동료로 부터 회의 진행을 요청 받았습니다.

저는 회의 목적을 소개하는 미팅을 잡아 달라는 요청을 합니다.

 

둘째날, 

동료는 미팅을 잡고 회의의 개요를 설명합니다. 또다른 동료분들도 참석하여 함께 의견을 나눕니다.

회의의 목적은 회의체의 상반기를 결산하고 하반기 방향에 대해서 참석자의 의견을 구하는 미팅입니다.
미팅 시간은 총 1시간30분 정도이며 제가 요청받은 진행은 30분 정도로 참석자의 의견을 수집하는 부분입니다.

 

논의 초기에 회의는 아래와 같이 구성됩니다.

1) 상반기 결산

2) 회의체 주무부서가 생각하는 하반기 개선 전략

3) 참석자의 의견 수집

 

요청받은 것은 "참석자의 의견 수집" 30분 부분이지만 회의 전체에 대한 피드백을 전달했습니다.

동료들도 상반기 결산과 하반기 개선 전략에 대한 자료를 만들어야 하기에 함께 의견에 귀를 기울여 줍니다.

"참석자의 의견 수집"도 하반기 개선 전략과 조화를 이루어야 하기에 문서 작성이 되면 내용에 따라  "참석자의 의견 수집" 방법에 따라 고민을 하겠다는 의견을 전달했습니다. 주된 고민은 "하반기 개선 전략" 안에서 의견을 수집할지, 아니면 제약없이 의견을 수집해야 할지에 대한 것 입니다.

 

셋째날, 

둥료가 작성한 "하반기 개선 전략"을 확인합니다. 문서에 대한 피드백과 동시에 회의 전체 운영에 대해서 역제안을 합니다.

저의 제안은 아래 4가지를 제가 진행하겠다는 것입니다.

 

1. 참석자들의 회의 참여를 높힐수 있도록 회의 전체 시작 시점에 체크인

2. 전체 회의 진행

3. 참석자 의견 수집 세션의 진행

4. 체크아웃

 

본래 요청을 받은 것은 3번 항목(참석자 의견 수집 세션)입니다.

하지만, 어차피 그 시간에 자리를 지켜야 한다면 좀 더 도움이 되면 좋겠다는 마음입니다.

그리고 논의를 통해서 미팅 참석자의 의견을 제약없이 받기로 결정합니다. 더불어 하반기 개선 전략에 대한 설명을 간소화하여 참석자들이 디테일에 대한 의견을 줄 수 있도록 합니다.

 

이로서 회의 순서는 아래로 결정됩니다.

1) 아이스브레이킹

2) 참석자 소개

3) 상반기 결산

4) 하반기 개선방향 공유

5) 개선의견 수집

6) 마무리

 

두번째, 회의의 설계

구글 스프레드시트를 활용해서 회의 설계를 합니다.

앞선 논의에서 이미 회의순서는 결정되었으니 각 순서에 대한 시간 배분과 도구를 선정합니다.

그리고 각 도구에 필요한 준비물까지 문서에 작성하여 준비물을 빠뜨리는 일이 없도록 합니다.

회의 도구 명칭에 익숙하지 않는 동료들을 위해 간단한 그림을 첨부합니다.

그림은 정보 제공이기도 하지만 제가 미리 준비해야할 준비물이기도 합니다.

 

체크인은 ESVP를 활용하고, 의견 수집은 Sailing boat Retrospective를 약간 변형하여 진행합니다.

체크아웃은 생소한 회의경험에 대한 피드백을 듣기로 합니다.

의견 수집은 수렴없이 의견 발산만 모으면 되기에 걱정할 것이 없습니다.

 

 

 

세번째,  당일 회의 준비

전날 저녁에 ESVP, Sailing Boat Retrospective와 피드백 양식을 미리 그려두었습니다.

10시부터 시작하는 회의이고 미팅 장소를 한번도 가본적이 없기에 미리 가서 자리배치부터 이젤패드의 위치 준비물 등을체크해야 합니다.

무거운 맥북, 넓은 이젤패드, 뚜껑없는 바구니에 든 네임펜들을 두손을 들고 회의실로 갑니다.

사무실과는 별도 건물로 50미터 정도는 이동해야 합니다. 무거운 맥북이 원망스럽습니다.

 

9시에 회의실에 도착하니 동료가 이미 자리 세팅 마무리하고 과일 간식을 준비해두었습니다.

동료와 함께 각 조마다 이젤패드와 포스트잇, 네임펜을 분배합니다.

 

잠시 후 도착한 음료수들도 과일과 함께 입구에 비치하여 참석자들이 들어올 때 챙길 수 있도록 합니다.

PC연결과 음향등을 테스트하고 회의를 시작 준비를 마칩니다.

 

네번째, 회의 진행

작성자분들과 회사의 동의를 얻지 못하였(않았)기에 회의 결과를 공유할수는 없지만

회의는 무사히 잘 진행되었습니다.

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마무리

회의에 대한 인터뷰와 설계 방식 경험을 간단히 소개해드렸습니다.

항상 그렇지만 상황에 따라서 방식은 조금씩 변하게 됩니다. 

자리에서 일어나면 바로 얼굴을 볼수 있는 동료였기에 인터뷰를 여러차례 진행하며 의견 조율을 하게 되었습니다.

만약 외부 조직이었다면 다른 모습으로 인터뷰가 진행되지 않았을까 싶습니다.

모든 것에는 답이 없기에 이런 모습도 있습니다.

아마 여러분들이 만나게 되는 회의는 또 다른 모습으로 준비될거라 생각이 되네요.

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그럼 모든 퍼실리테이터 분들 홧팅!