그들이 회의를 반복하는 이유.

 

회사에서 일상적으로 하지만 회의를 잘하기 위한 노력은 잘하지 않습니다.

회의에서 나타나는 현상들

 

 팀을 코칭하면서 경험하였떤 희의와 이야기를 소개해 드립니다.

 

 팀을 코칭을 하게 되면 통상적으로 팀의 구성원을 만나서 인터뷰를 하며 팀이 가진 문제점 진단을 합니다.

 

 이 팀도 가장 먼저 중간리더들을 만나서 각 그들이 느끼고 있는 상황에 대한 이야기를 듣고 난 이후에  팀리더와 인터뷰를 하게 되었습니다.

 중간리더들과 이야기를 나누고 팀리더에게 만들어간 계획은 팀의 목표를 명확히 하고 모든 구성원을 팀 목표에 연결시키기 위한 워크샾과 팀의 로드맵을 만드는 것이었습니다. 그 계획에 팀리더는 더 급한 것들이 있다며 프로젝트 하나를 소개해주셨습니다.  이곳을 먼저 코칭을 해달라는 요청을 하십니다. 특히 이 프로젝트는 구성원들이 모여 회의를 해도 결정사항을 만들어내지 못한다며 코치가 회의에 참석하고 회의 코칭을 해달라고 요청을 합니다.

 본인이 있어야 그나마 회의 진행이 된다는 이야기를 덧붙이시면서요.  

 (나중에 안 사실이지만 이 팀의 회의 모습는 이 팀이 가지고 있는 문제를 고스란히 보여주고 있었습니다.) 

 

 참관하게된 회의는 프로젝트에서 구현해야할 요구사항을 결정하는 회의였습니다. 3시간 진행될 예정이며 코칭을 요청하신 팀리더, 기획자, 중간리더, 개발팀, 협력업체 리더 분들이 참석을 하셨습니다. 

 회의가 시작되었을때 협력업체 리더들은 자신들이 생각해낸 기능들의 리스트를 설명하며 회의의 30분을 소비했고 이후 부터는 모두가 참여하는 난상토론이 이어집니다. 

 다른 팀들의 회의와는 다르게 아무도 논의되는 사항을 보드에 적어두거나 자료를 공유하지 않고 구두로 의견을 이야기 합니다. 그 때문인지  언급된 부분이 다시 이야기 되고 회의의 결정사항은 만들어지지 않고 다시 이야기되고 쳇바퀴 돌듯이 빙빙 도는 모습을 보입니다. 긴 테이블의 양끝에 앉은 사람들은 이제 함께 회의에 참여하기 보다는 가까운 곳에 앉은 동료들과 이야기하기 시작합니다.

 결국 팀리더의 개입하며 회의가 마무리 됩니다. 회의는 프로젝트의 주요 사용자로 생각되는 역할자의 인터뷰를 다음시간에 들어보자는 것으로 결론이 냅니다.

 이 팀의 회의를 경험하며 다른 참석자들의 생각이 궁금해졌습니다. 회의가 끝난 후 포스트잇과 펜을 구해서 회의에 대한 피드백을 받아보았습니다.

 가장 좋은 피드백은 "다른 사람의 생각을 들을수 있는 자리였다."였고 가장 많이 나온 피드백은 "결정된 것이 없는것 같다", "쳇바퀴 도는 것 같다"는 피드백입니다. 제가 생각하는 이상적인 회의는 발산과 수렴의 반복입니다. 그리고 그 안에서 모두가 함께 할수 있는 결과물을 만드는 것입니다. 발산은 모두의 생각을 듣는 자리이며 수렴은 무언가를 결정내리는 것입니다. 이번 회의도 수렴을 통해 무언가를 결정내렸어야 하는 회의였습니다. 하지만 목표와는 달리 아무것도 만들어내지 못했습니다. 모두의 의견을 들어보는 것은 3시간에 10여명의 수고를 들이기에는 아쉬운 결과물입니다. (나중에 알게되었는데 진짜 회의 목적은 제가 생각한것과 달랐습니다. 아니 저에게 회의 목적을 알려준 분이 생각한 것과 달랐습니다.)

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회의 이면에 숨겨진 이야기

 

 회의가 이렇게 진행되는 이유가 궁금해졌습니다. 그래서 중간리더분들 몇 분을 찾아가 배경을 들어보았습니다.

 

 개발자 : 이전에 결정된 개발 방향이 있다. 팀리더가 결정된 사항을 뒤집고 왜 또 논의를 하는지 모르겠다. (투덜투덜)

 

 이번에는 팀리더를 찾아가 여쭤봅니다

 팀리더 : 우리 전체 팀의 개발 방향을 내가 결정해서 중간 관리자까지 공유했고 여러번 이야기 했기때문에 충분히 다들 이해하고 있을거다. 개발팀에서 이야기하는 것은 팀 전체 프로젝트의 일부분이지 팀 전체 방향을 대변하는 내용은 아니다. 개발 방향을 바탕으로 좀더 요구사항을 정제하는 회의였다.

 

 이번에는 기획자.... 

 기획자 : 표현은 안하지만 팀리더가 개발방향에 대해 마음속에 답을 정하신 것이 있다.. 그래서 그쪽으로 몰아가려고 회의를 반복하는 느낌이다.

 

 이런 상황을 종합하여 이런 결론에 도달했습니다. 

 팀리더의 결정사항이 구성원들에게 전달되지 않았다. 또는 충분하지 않았다. 전달되어도 실무자들이 중요하게 생각을 하지 않거나 자신들의 생각과 달라서 받아들이지 않았을 수 있다.

 

 이러한 사황이라면 코치들이 해야 할 일은 명확합니다.

 공통 이해의 수립하는 것, 모두의 생각을 듣고 하나로 만들어 내는 것입니다.

 그래서 팀리더와 협의하여 다음 회의의 목표를 바꾸고 애자일 코치가 회의 진행하기로 합니다.

 

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회의 중에도 우여곡절이 있었지만 회의는 잘 마무리되었습니다.

이제 팀은 무엇을 해야 하는지 어느 방향으로 가야 하는지 모두가 이해하게 되었습니다.

우려하는 사항에 대해서도 공감대를 만들었고 누가 무엇을 해야 하는지도 명확해 졌습니다.

회의를 통해 급한 불은 이렇게 해결한 것 같습니다.

 

 회의 결과를 생각해보면 애자일코치가 대단한 것을 한것 같지만 사실 애자일 코치가 한 것은 많지 않습니다.

1) 참석자들이 회의에 집중할수 있도록 앞에 서있었고

2) 회의의 내용을 모두가 볼수 있도록 보드에 적어나갔습니다.

3) 사람들이 하는 이야기를 명확하게 할수 있도록 패러프레지잉으로 도왔고,

4) 스스로 이해가 안되는 부분을 물어보기도 했습니다

5) 주제가 바뀔때는 이전 주제에 대하 논의가 충분한지 질문을 하는 역할을 했습니다.

 

 애자일 코치는 회의의 주제에서 빠져나와 객관적인 시각에서 퍼실리테이션을 한것입니다.

 이렇게 회의를 통해 팀은 공통의 이해를 만들었습니다. 앞으로 나갈수 있는 토대를 마련한 것입니다.

 

비슷한 문제를 겪고 있다면....

 회의는 모든 회사에서 가장 일상적인 업무 중 하나입니다. 

 그렇기에 많은 팀들이 비슷한 문제를 경험하고 고민하기도 하고요.

 

 비슷한 문제를 경험하고 있는 팀을 위해 몇가지 개선방법을 제안합니다.

 1) 회의 진행자를 선정하세요.

 2) 회의에 앞서 회의에 필요한 것들이 충분히 준비되었는지 확인하세요.

 3) 구성원들이 현 상황에 대해서 동일하게 이해하고 있는지 같은 곳을 바라보고 있는지 체크하세요.   

 4) 회의 주제와 기대되는 결과물을 명확히 하고 회의 초입에 소개하세요.

 5) 중요한 의견이 소개되면 공유를 도울수 있도록 공개된 보드에 적어주세요.

 6) 무언가 결정되거나 논의 주제를 바꿀때는 부족한 부분이 없는지 다시 한번 의견을 들어보세요.

 

 모든 조직은 모두 다른 문제를 가지고 있기에 한가지 해법을 제시하는 것이 어려울수 있습니다.

 만약 주위에 경험많은 조직개발 전문가나 애자일 코치가 주위에 있다면 의견을 들어보는 것도 방법입니다.

 

 효율적이고 합리적인 회의문화를 만들어 일터에서 조금더 행복해지는 경험을 하시길 바랍니다.

 

 - Humble Agile Coach 채드 -